Lösungen
Workflow- und Prozessautomatisierung
Die Arbeit zwischen Systemen automatisieren – und die Kontrolle über das Wesentliche beim Menschen belassen.
01 · Das geschäftliche Problem
In den meisten Organisationen hängen kritische Prozesse noch immer davon ab, dass Menschen Informationen zwischen Systemen übertragen. Rechnungen gehen per E-Mail ein und werden von Hand ins ERP eingegeben. Onboarding-Anfragen wandern durch Tabellen, Sammelpostfächer und Chatnachrichten, bevor überhaupt jemand ein Konto einrichtet. Schadensfälle, Verträge und Compliance-Prüfungen bleiben in Warteschlangen liegen, weil für jeden Schritt jemand ein Dokument lesen, ein anderes System prüfen und über das weitere Vorgehen entscheiden muss. Diese Prozesse funktionieren – aber sie sind langsam, uneinheitlich und lassen sich kaum durchgängig überblicken.
Frühere Automatisierungsvorhaben haben die Abläufe oft fragiler gemacht. Bots, die Bildschirminhalte auslesen, versagen, sobald sich eine Oberfläche ändert, und Regel-Engines bilden Richtlinien ab, an deren Freigabe sich niemand erinnert. Fachbereiche warten in langen IT-Backlogs auf einfache Änderungen und bauen sich deshalb eigene Behelfslösungen. Gleichzeitig verlangen Prüfer Nachweise darüber, wer was wann genehmigt hat – und die Antwort ist über zahllose E-Mail-Verläufe verstreut. Die Organisation braucht eine Automatisierung, die robust, verständlich und klar zurechenbar ist.
02 · Lösungsvorschlag
iQsolutions entwickelt Prozessautomatisierung auf Basis einer ausfallsicheren Workflow-Engine und einer API-first-Integration und setzt KI dort ein, wo sie Urteilsvermögen einbringt, das Regeln nicht leisten können. Dokumente werden klassifiziert und ihre Daten mit Konfidenzwerten extrahiert, Anfragen werden nach Inhalt und Kontext weitergeleitet, und Routineentscheidungen werden innerhalb der vom Unternehmen festgelegten Grenzen automatisch getroffen. Ausnahmen gehen an die zuständige Person.
Jeder Prozess wird explizit modelliert, sodass Schritte, Verantwortliche, Service-Levels und Freigabepunkte für Fach- und Technologieteams gleichermaßen sichtbar sind. Mitarbeitende bearbeiten ihre Aufgaben über Aufgabenlisten, die in die bereits genutzten Werkzeuge eingebettet sind. Jede Aktion – ob automatisiert oder manuell – hinterlässt einen Audit-Trail, und Prozessanalysen zeigen, wo Arbeit ins Stocken gerät. So wird Verbesserung zu einem kontinuierlichen statt gelegentlichen Vorgang.
03 · Systemkomponenten
Intelligente Automatisierung für dokumentenintensive, systemübergreifende Geschäftsprozesse – sie verbindet Workflow-Orchestrierung, KI-gestütztes Dokumentenverständnis und menschliche Prüfung zu Prozessen, die schneller laufen und sich leichter prüfen lassen.
- 01
Engine für Prozessorchestrierung
Eine ausfallsichere Workflow-Laufzeitumgebung, die langlaufende Prozesse über Systeme und Menschen hinweg koordiniert und Wiederholungen, Timeouts, Kompensation und Versionierung übernimmt – damit Prozesse Ausfälle und Richtlinienänderungen überstehen.
- 02
Intelligente Dokumentenanalyse
KI-Modelle, die eingehende Dokumente klassifizieren und strukturierte Daten aus Rechnungen, Verträgen, Formularen und Korrespondenz extrahieren – mit Konfidenzwerten, die bestimmen, wann eine Person das Ergebnis prüfen sollte.
- 03
Entscheidungsdienste
Geschäftsregeln und KI-gestützte Entscheidungen, bereitgestellt als versionierte Dienste und in lesbarer Form gepflegt, damit Richtlinienverantwortliche Änderungen prüfen, testen und freigeben können, bevor sie wirksam werden.
- 04
Arbeitsbereich für manuelle Aufgaben
Aufgabenlisten, Prüfansichten und Freigabeschritte in einem webbasierten Arbeitsbereich oder direkt in Microsoft Teams, Slack und E-Mail – mit vollständigem Kontext, damit Prüfende schnell und sicher entscheiden können.
- 05
Prozessanalysen
Ereignisdaten aus jeder Workflow-Instanz, die Durchsatz, Wartezeiten, Nacharbeit und Engpässe sichtbar machen und Konformitätsprüfungen unterstützen. Diese zeigen, wo die tatsächliche Ausführung vom vorgesehenen Prozessmodell abweicht.
04 · Engineering-Ansatz
Engineering-Ansatz
- 01
APIs vor Bildschirmautomatisierung
Wir integrieren über APIs und Events, wo immer die Systeme es zulassen. Automatisierung über die Benutzeroberfläche bleibt Altanwendungen ohne Alternative vorbehalten und wird so isoliert, dass eine einzelne Änderung keine Kettenreaktion auslösen kann.
- 02
Routing nach Konfidenz
KI-Ergebnisse tragen Konfidenzwerte. Fälle mit hoher Konfidenz laufen innerhalb vereinbarter Grenzen automatisch weiter, unsichere Fälle gehen an Menschen, und deren Korrekturen fließen in die Verbesserung der Modelle zurück.
- 03
Explizite Prozessmodelle
Prozesse werden als versionierte, einsehbare Modelle definiert statt als verstreute Skripte. Fachverantwortliche sehen, wie die Arbeit fließt, und können Änderungen in Begriffen vorschlagen, die sie verstehen.
- 04
Fokussierter Start, belegbasierte Ausweitung
Wir automatisieren einen Prozess durchgängig, vergleichen die Ergebnisse mit der in der Analysephase erfassten Ausgangsbasis und nutzen diese Belege, um die nächsten Automatisierungskandidaten auszuwählen und ihre Reihenfolge festzulegen.
05 · Integrationslandschaft
- SAP S/4HANA, Oracle und Microsoft Dynamics 365
- ServiceNow und Jira Service Management
- Microsoft 365, SharePoint und Outlook
- Microsoft Teams und Slack
- DocuSign und Adobe Acrobat Sign
- Workflow-Engines Temporal und Camunda
- Azure AI Document Intelligence und Amazon Textract
- Workday und BambooHR
- UiPath für die UI-Automatisierung von Altsystemen
- Prozessstandards BPMN 2.0 und DMN
06 · Sicherheitsaspekte
- Automatisierte Schritte laufen unter dedizierten Dienstidentitäten mit den minimal erforderlichen Berechtigungen für jedes System, auf das sie zugreifen.
- Dokumente mit personenbezogenen oder finanziellen Daten werden verschlüsselt, zugriffsgeschützt und gemäß den Richtlinien des Kunden zur Aufbewahrung und Verwaltung von Unterlagen vorgehalten.
- Regeln zur Funktionstrennung verhindern, dass dieselbe Person oder dieselbe Automatisierung eine sensible Transaktion sowohl auslöst als auch genehmigt.
- Jeder Workflow-Schritt, jede Entscheidung und jede manuelle Übersteuerung wird in einem unveränderlichen Audit-Log erfasst, das der Internen Revision und den Compliance-Teams zur Verfügung steht.
- Extraktions- und Entscheidungsmodelle werden versioniert und getestet; Änderungen daran durchlaufen denselben Freigabeprozess wie Aktualisierungen von Geschäftsregeln.
07 · Umsetzungsphasen
- 1
Analyse und Ausgangsbasis
Infrage kommende Prozesse erfassen, ihren heutigen Ablauf dokumentieren und erste Ziele anhand von Volumen, Komplexität und Risiko auswählen.
- 2
Prozessdesign
Den künftigen Prozess modellieren und Entscheidungsregeln, Ausnahmepfade, Freigabepunkte und Schnittstellenverträge festlegen.
- 3
Entwicklung und Integration
Orchestrierung, Dokumentenanalyse, Aufgabenarbeitsbereiche und Systemanbindungen für den ersten Prozess entwickeln.
- 4
Pilotierung und Validierung
Im Parallelbetrieb oder mit begrenztem Umfang starten, Ergebnisse mit der Ausgangsbasis vergleichen und Konfidenzschwellen verfeinern.
- 5
Skalierung des Programms
Wiederverwendbare Komponenten und Governance etablieren und die Automatisierung anschließend auf die nächsten priorisierten Prozesse ausweiten.
08 · Geschäftlicher Nutzen
Geschäftlicher Nutzen
Arbeit ohne Wartezeiten
Routineschritte werden automatisch abgeschlossen, und Ausnahmen erreichen die richtige Person mit vollständigem Kontext. Das verkürzt die Zeit, die Anfragen in Postfächern und Warteschlangen liegen, und gibt Antragstellenden einen klaren Überblick über den Bearbeitungsstand.
Einheitliche Anwendung von Richtlinien
Regeln und Entscheidungsmodelle wenden auf jeden Fall dieselbe Logik an. Das verringert die Abweichungen, die entstehen, wenn verschiedene Personen Verfahren unterschiedlich auslegen oder unter unterschiedlichem Zeitdruck arbeiten.
Von Haus aus prüfungsbereit
Vollständige, strukturierte Aufzeichnungen zu jedem Schritt und jeder Freigabe machen interne und externe Prüfungen schneller vorzubereiten und leichter zu vertreten – ohne Entscheidungen im Nachhinein aus E-Mail-Verläufen rekonstruieren zu müssen.
Kapazität für höherwertige Aufgaben
Teams verbringen weniger Zeit mit Dateneingabe und dem Nachfassen von Freigaben. So können sich qualifizierte Mitarbeitende auf Ausnahmen, Beziehungen und die kontinuierliche Verbesserung der Prozesse konzentrieren, die sie am besten kennen.
Verwandte Arbeiten
Verwandte Leistungen
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Schildern Sie uns Ihren Kontext – ein Ingenieur von iQsolutions antwortet mit durchdachten nächsten Schritten. Unverbindlich und ohne automatisierte Vertriebssequenz.