Soluciones
Automatización de flujos de trabajo y procesos
Automatice el trabajo entre sistemas y mantenga a las personas al mando de lo que importa.
01 · El problema de negocio
En la mayoría de las organizaciones, los procesos críticos todavía dependen de personas que trasladan información de un sistema a otro. Las facturas llegan por correo electrónico y se capturan a mano en el ERP. Las solicitudes de incorporación pasan por hojas de cálculo, buzones compartidos y mensajes de chat antes de que alguien aprovisione una cuenta. Las reclamaciones, los contratos y las revisiones de cumplimiento esperan en colas porque cada paso requiere que alguien lea un documento, consulte otro sistema y decida qué sigue. Estos procesos funcionan, pero son lentos, inconsistentes y difíciles de ver de principio a fin.
Los esfuerzos de automatización anteriores a menudo volvieron todo más frágil. Los bots que extraen datos de la pantalla (screen scraping) fallan cuando cambia una interfaz, y los motores de reglas codifican políticas que nadie recuerda haber aprobado. Los equipos de negocio esperan en largas listas de pendientes de TI para hacer cambios sencillos, por lo que crean sus propias soluciones alternativas. Mientras tanto, los auditores piden evidencia de quién aprobó qué y cuándo, y la respuesta está dispersa en hilos de correo electrónico. La organización necesita una automatización resiliente, comprensible y que permita rendir cuentas.
02 · Solución propuesta
iQsolutions desarrolla la automatización de procesos en torno a un motor de flujos de trabajo duradero y una integración con enfoque API-first, y recurre a la IA cuando aporta un criterio que las reglas no pueden ofrecer. Los documentos se clasifican y sus datos se extraen con puntuaciones de confianza, las solicitudes se enrutan según su contenido y contexto, y las decisiones rutinarias se aplican automáticamente dentro de los límites que fija el negocio, mientras que las excepciones se envían a la persona adecuada.
Cada proceso se modela de forma explícita, de modo que sus pasos, responsables, niveles de servicio y puntos de aprobación quedan visibles tanto para los equipos de negocio como para los de tecnología. Las personas trabajan desde bandejas de tareas integradas en las herramientas que ya utilizan. Cada acción, automatizada o humana, deja un rastro de auditoría, y la analítica de procesos revela dónde se detiene el trabajo, lo que hace que la mejora sea continua y no ocasional.
03 · Componentes del sistema
Automatización inteligente para procesos de negocio con gran carga documental que atraviesan varios sistemas, combinando orquestación de flujos de trabajo, comprensión de documentos con IA y revisión humana en procesos más rápidos y fáciles de auditar.
- 01
Motor de orquestación de procesos
Un entorno de ejecución de flujos de trabajo duradero que coordina procesos de larga duración entre sistemas y personas, y gestiona reintentos, tiempos de espera, compensaciones y versiones para que los procesos resistan fallas y cambios de políticas.
- 02
Inteligencia documental
Modelos de IA que clasifican los documentos entrantes y extraen datos estructurados de facturas, contratos, formularios y correspondencia, y les asignan puntuaciones de confianza que determinan cuándo una persona debe verificar el resultado.
- 03
Servicios de decisión
Reglas de negocio y decisiones asistidas por IA expuestas como servicios versionados y mantenidas en un formato legible, para que los responsables de las políticas puedan revisar, probar y aprobar los cambios antes de que entren en vigor.
- 04
Espacio de trabajo para tareas humanas
Bandejas de tareas, pantallas de revisión y pasos de aprobación disponibles en un espacio de trabajo web o dentro de Microsoft Teams, Slack y el correo electrónico, con todo el contexto necesario para que los revisores decidan con rapidez y seguridad.
- 05
Analítica de procesos
Datos de eventos capturados de cada instancia de flujo de trabajo, que revelan el rendimiento, los tiempos de espera, los retrabajos y los cuellos de botella, y que sustentan verificaciones de conformidad para mostrar dónde la ejecución real se aparta del modelo de proceso previsto.
04 · Enfoque de ingeniería
Enfoque de ingeniería
- 01
API antes que automatización de pantallas
Integramos mediante API y eventos siempre que los sistemas lo permiten, reservamos la automatización de interfaces de usuario para las aplicaciones heredadas que no ofrecen otra alternativa y la aislamos para que un solo cambio no provoque fallas en cadena.
- 02
Enrutamiento basado en la confianza
Los resultados de la IA incluyen puntuaciones de confianza. Los elementos con alta confianza avanzan automáticamente dentro de los límites acordados, los inciertos se derivan a personas y sus correcciones retroalimentan la mejora de los modelos.
- 03
Modelos de proceso explícitos
Los procesos se definen como modelos versionados e inspeccionables, no como scripts dispersos. Los responsables de negocio pueden ver cómo fluye el trabajo y proponer cambios en términos que comprenden.
- 04
Empezar acotado y ampliar con evidencia
Automatizamos un proceso de principio a fin, comparamos los resultados con la línea base registrada durante el descubrimiento y usamos esa evidencia para elegir y ordenar los siguientes candidatos a automatizar.
05 · Panorama de integraciones
- SAP S/4HANA, Oracle y Microsoft Dynamics 365
- ServiceNow y Jira Service Management
- Microsoft 365, SharePoint y Outlook
- Microsoft Teams y Slack
- DocuSign y Adobe Acrobat Sign
- Motores de flujos de trabajo Temporal y Camunda
- Azure AI Document Intelligence y Amazon Textract
- Workday y BambooHR
- UiPath para la automatización de interfaces heredadas
- Estándares de procesos BPMN 2.0 y DMN
06 · Consideraciones de seguridad
- Los pasos automatizados se ejecutan con identidades de servicio dedicadas que tienen los permisos mínimos necesarios en cada sistema con el que interactúan.
- Los documentos que contienen datos personales o financieros se cifran, están sujetos a controles de acceso y se conservan de acuerdo con las políticas de gestión de registros del cliente.
- Las reglas de segregación de funciones impiden que una misma persona o automatización inicie y, a la vez, apruebe una transacción sensible.
- Cada paso, decisión y anulación de un flujo de trabajo se conserva en un registro de auditoría inmutable, disponible para los equipos de auditoría interna y de cumplimiento.
- Los modelos de extracción y de decisión están versionados y se prueban, y sus cambios siguen el mismo proceso de aprobación que las actualizaciones de las reglas de negocio.
07 · Fases de entrega
- 1
Descubrir y establecer la línea base
Mapear los procesos candidatos, documentar cómo funcionan hoy y seleccionar los primeros objetivos según su volumen, complejidad y riesgo.
- 2
Diseñar el proceso
Modelar el proceso futuro y definir las reglas de decisión, las rutas de excepción, los puntos de aprobación y los contratos de integración.
- 3
Desarrollar e integrar
Desarrollar la orquestación, la inteligencia documental, los espacios de trabajo para tareas y las conexiones con los sistemas para el primer proceso.
- 4
Pilotear y validar
Ejecutar en paralelo o con un alcance limitado, comparar los resultados con la línea base y ajustar los umbrales de confianza.
- 5
Escalar el programa
Establecer componentes reutilizables y un modelo de gobernanza, y luego extender la automatización a los siguientes procesos priorizados.
08 · Valor de negocio
Valor de negocio
El trabajo avanza sin esperas
Los pasos rutinarios se completan automáticamente y las excepciones llegan a la persona adecuada con todo el contexto, lo que reduce el tiempo que las solicitudes pasan detenidas en bandejas y colas, y da a los solicitantes una visibilidad clara de su estado.
Aplicación coherente de las políticas
Las reglas y los modelos de decisión aplican la misma lógica a cada caso y reducen la variación que surge cuando distintas personas interpretan los procedimientos de maneras diferentes o bajo distintos niveles de presión de tiempo.
Listo para auditoría por defecto
Los registros completos y estructurados de cada paso y aprobación hacen que las revisiones internas y externas sean más rápidas de preparar y más fáciles de sustentar, sin tener que reconstruir a posteriori las decisiones a partir de hilos de correo electrónico.
Capacidad para trabajo de mayor valor
Los equipos dedican menos tiempo a capturar datos y a perseguir aprobaciones, lo que permite que las personas calificadas se concentren en las excepciones, las relaciones y la mejora continua de los procesos que mejor conocen.
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