Soluções
Automação de fluxos de trabalho e processos
Automatize o trabalho entre sistemas e mantenha as pessoas no controle do que importa.
01 · O problema de negócio
Na maioria das organizações, processos críticos ainda dependem de pessoas que transferem informações de um sistema para outro. Faturas chegam por e-mail e são digitadas no ERP. Solicitações de onboarding circulam por planilhas, caixas de entrada compartilhadas e mensagens de chat antes que alguém provisione uma conta. Sinistros, contratos e revisões de conformidade aguardam em filas porque cada etapa exige que alguém leia um documento, consulte outro sistema e decida o que acontece em seguida. Esses processos funcionam, mas são lentos, inconsistentes e difíceis de enxergar de ponta a ponta.
Iniciativas anteriores de automação muitas vezes deixaram tudo mais frágil. Robôs que capturam dados da tela quebram quando uma interface muda, e mecanismos de regras codificam políticas que ninguém se lembra de ter aprovado. As áreas de negócio esperam em longas filas de TI por mudanças simples e acabam criando suas próprias soluções paralelas. Enquanto isso, os auditores pedem evidências de quem aprovou o quê e quando, e a resposta está espalhada por trocas de e-mails. A organização precisa de uma automação resiliente, compreensível e com responsabilidades bem definidas.
02 · Solução proposta
A iQsolutions desenvolve automação de processos com base em um mecanismo de fluxo de trabalho durável e em integração API-first, usando IA onde ela agrega um discernimento que as regras não conseguem oferecer. Os documentos são classificados e seus dados extraídos com índices de confiança, as solicitações são encaminhadas de acordo com o conteúdo e o contexto, e as decisões de rotina são aplicadas automaticamente dentro dos limites definidos pela empresa, com as exceções enviadas à pessoa certa.
Cada processo é modelado de forma explícita, de modo que suas etapas, responsáveis, níveis de serviço e pontos de aprovação ficam visíveis tanto para as equipes de negócio quanto para as de tecnologia. As pessoas trabalham por meio de caixas de tarefas integradas às ferramentas que já usam. Cada ação, automatizada ou humana, deixa uma trilha de auditoria, e a análise de processos revela onde o trabalho fica parado, tornando a melhoria contínua, e não ocasional.
03 · Componentes do sistema
Automação inteligente para processos de negócio com grande volume de documentos e que atravessam vários sistemas, combinando orquestração de fluxos de trabalho, compreensão de documentos por IA e revisão humana em processos mais rápidos e fáceis de auditar.
- 01
Mecanismo de orquestração de processos
Um ambiente de execução de fluxos de trabalho durável que coordena processos de longa duração entre sistemas e pessoas, tratando novas tentativas, tempos limite, compensação e versionamento para que os processos resistam a falhas e a mudanças de política.
- 02
Inteligência de documentos
Modelos de IA que classificam os documentos recebidos e extraem dados estruturados de faturas, contratos, formulários e correspondências, atribuindo índices de confiança que determinam quando uma pessoa deve verificar o resultado.
- 03
Serviços de decisão
Regras de negócio e decisões assistidas por IA expostas como serviços versionados e mantidas em formato legível, para que os responsáveis pelas políticas possam revisar, testar e aprovar as alterações antes que entrem em vigor.
- 04
Espaço de trabalho para tarefas humanas
Caixas de tarefas, telas de revisão e etapas de aprovação disponibilizadas em um ambiente web ou dentro do Microsoft Teams, do Slack e do e-mail, com todo o contexto necessário para que os revisores decidam com rapidez e segurança.
- 05
Análise de processos
Dados de eventos capturados de cada instância de fluxo de trabalho, que revelam vazão, tempos de espera, retrabalho e gargalos e apoiam verificações de conformidade que mostram onde a execução real se desvia do modelo de processo previsto.
04 · Abordagem de engenharia
Abordagem de engenharia
- 01
APIs antes da automação de telas
Integramos por meio de APIs e eventos sempre que os sistemas permitem, reservando a automação da interface do usuário para aplicações legadas sem alternativa e isolando-a para que uma única mudança não provoque falhas em cascata.
- 02
Encaminhamento baseado em confiança
Os resultados da IA trazem índices de confiança. Itens com alta confiança seguem automaticamente dentro de limites acordados, os incertos são encaminhados a pessoas, e as correções feitas por elas alimentam o aprimoramento dos modelos.
- 03
Modelos de processo explícitos
Os processos são definidos como modelos versionados e inspecionáveis, e não como scripts dispersos. Os responsáveis de negócio podem ver como o trabalho flui e propor mudanças em termos que entendem.
- 04
Começar pequeno e expandir com base em evidências
Automatizamos um processo de ponta a ponta, comparamos os resultados com a linha de base levantada na fase de descoberta e usamos essas evidências para escolher e ordenar os próximos candidatos à automação.
05 · Panorama de integrações
- SAP S/4HANA, Oracle e Microsoft Dynamics 365
- ServiceNow e Jira Service Management
- Microsoft 365, SharePoint e Outlook
- Microsoft Teams e Slack
- DocuSign e Adobe Acrobat Sign
- Mecanismos de fluxo de trabalho Temporal e Camunda
- Azure AI Document Intelligence e Amazon Textract
- Workday e BambooHR
- UiPath para automação de interfaces legadas
- Padrões de processo BPMN 2.0 e DMN
06 · Considerações de segurança
- As etapas automatizadas são executadas com identidades de serviço dedicadas e apenas com as permissões mínimas necessárias em cada sistema que acessam.
- Documentos que contêm dados pessoais ou financeiros são criptografados, têm acesso controlado e são retidos de acordo com as políticas de gestão de registros do cliente.
- Regras de segregação de funções impedem que a mesma pessoa ou automação inicie e também aprove uma transação sensível.
- Cada etapa do fluxo de trabalho, cada decisão e cada intervenção manual são registradas em um log de auditoria imutável, disponível para as equipes de auditoria interna e de conformidade.
- Os modelos de extração e de decisão são versionados e testados, e suas alterações seguem o mesmo processo de aprovação das atualizações de regras de negócio.
07 · Fases de entrega
- 1
Descobrir e medir a linha de base
Mapear os processos candidatos, documentar como funcionam hoje e selecionar os primeiros alvos com base em volume, complexidade e risco.
- 2
Desenho do processo
Modelar o processo futuro e definir regras de decisão, caminhos de exceção, pontos de aprovação e contratos de integração.
- 3
Construir e integrar
Desenvolver a orquestração, a inteligência de documentos, os espaços de tarefas e as conexões com sistemas para o primeiro processo.
- 4
Pilotar e validar
Executar em paralelo ou com escopo limitado, comparar os resultados com a linha de base e refinar os limiares de confiança.
- 5
Escalar o programa
Estabelecer componentes reutilizáveis e governança e, em seguida, estender a automação aos próximos processos priorizados.
08 · Valor de negócio
Valor de negócio
O trabalho avança sem esperas
As etapas de rotina são concluídas automaticamente e as exceções chegam à pessoa certa com todo o contexto, reduzindo o tempo que as solicitações passam paradas em caixas de entrada e filas e dando aos solicitantes uma visão clara do status.
Aplicação consistente das políticas
Regras e modelos de decisão aplicam a mesma lógica a todos os casos, reduzindo a variação que surge quando pessoas diferentes interpretam os procedimentos de maneiras distintas ou sob diferentes níveis de pressão de tempo.
Preparado para auditoria por padrão
Registros completos e estruturados de cada etapa e aprovação tornam as revisões internas e externas mais rápidas de preparar e mais fáceis de defender, sem a necessidade de reconstruir decisões a partir de trocas de e-mails depois do ocorrido.
Capacidade para trabalhos de maior valor
As equipes passam menos tempo digitando dados e correndo atrás de aprovações, o que libera profissionais qualificados para se concentrar em exceções, relacionamentos e na melhoria contínua dos processos que conhecem melhor.
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